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Ordnen

Systematische Ordnung in Ihrem Büro

Gerade wegen der fortschreitenden Technisierung des Büroalltags hat das nicht elektronische Material im Büro eher zugenommen. Die Ordnung im Büro ist daher nicht nur eine Frage der Ästhetik sondern notwendig damit die betrieblichen Abläufe perfekt funktionieren. Die Büroorganisation muss somit zwangsläufig vielschichtig sein wenn sie Strukturen in das gesamte Bürosystem bringen will. Aber wir haben ja Hilfsmittel mit denen wir diese Ordnungsstrukturen für unser Büro aufbauen und organisieren können wie

    Hefter und Klemmmappen
    Hängeregister und Beschriftungsschilder
    Karteikästen und Karteien
    Kleber und Klebestreifen
    Klarsichthüllen und Aktenhüllen
    Locher und Heftmaschinen
    Entklammerer und Enthefterzangen
    Mappen und Ordnungsmappen
    Ordner und Ordnerrückenschilder
    Register alphabetisch und Zahlenregister
    Trennstreifen und Trennblätter
    Ringbücher und Ringmappen und noch viel mehr an
    Schreibtischzubehör.

Trennen muss man die Büroorganisation in allgemeine Verwaltung und die Organisation die mit der eigenen Tätigkeit in Verbindung steht. Dabei werden sich viele Bereiche überlappen. Einfach kann dies am Beispiel eines kleinen Handwerkbetriebes verdeutlicht werden. Ordnen geschieht im administrativen Bereich wo Bestellungen eingehen, Belege erzeugt werden, Lieferscheine und Rechnungen gedruckt und Mahnungen verschickt werden. Für Zeichnungen können genau so DIN A4 Ordner angelegt werden wie für die Zwischenlagerung von Rechnungen oder die Archivierung von anderen Geschäftspapieren. Um dieses Handwerkerprodukt oder Dienstleistung des Handwerkers bildet sich ein Verwaltungsbereich herum. Darin enthalten sind auch Stundenzettel, Steuerbelege, Kfz-Briefe, Mietverträge und noch vieles mehr. Auch wer im praktischen Handwerk einen kleinen Teil an Verwaltungsarbeit zu leisten hat der gewinnt kaum einen Eindruck von der Vielseitigkeit und Vielschichtigkeit in der allgemeinen Verwaltungstätigkeit.

Praktisch geordnet

In erster Linie befasst sich die Büroorganisation natürlich mit den zu ordnenden Betriebsabläufen. Sie ist also total an der Praxis orientiert. Es darf nicht sein dass man die Büroorganisation optischen Aspekten unterordnet. Sofern die Betriebsabläufe durch die entsprechende Ausrüstung - vom Stempelträger bis zum Wandschrank bereits ordentlich gestaltet sind dann hat die Ästhetik doch wieder mitzureden. Dies gilt nicht nur wenn Ihre Kunden auch in den Büroräumen verkehren und dann auch direkt mit der Büroorganisation in Berührung kommen. Eine ästhetische Ordnung gibt der Büroorganisation den entscheidenden Pfiff. Dabei kann auch die Haptik der verwendeten Ordnungsmittel eine Rolle spielen. Da werden Ordner mit hochwertiger Aufmachung und richtig guter Mechanik nicht selten mit mehr Respekt und sorgfältig behandelt. Sieht alles nur billig aus so ist oft auch der Umgang mit den ordnenden Systemen eher schlecht.

Was mit der Akte am Ende geschieht

Akten mit Vorgängen wie Bestellungen und Rechnungen durchlaufen diverse Filter die immer wieder für neue Einstufungen im Sinne des Ordnens sorgen. Die meisten Vorgänge kommen erst in der Archivierung ein grosser Anteil anderer Vorgänge kommen erst im Mülleimer zur Ruhe. Ein gut durchdachtes Ordnungssystem sichert den ordnungsgemässen Umgang mit den Akten. Wo dagegen die Administration nur als notwendiges Übel angesehen wird schleichen sich immer wieder Fehler ein.

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